Trečią savaitę dirbame iš namų, tad visus pokalbius su kolegomis ar klientais teko perkelti į skaitmeninę erdvę. Kai kurie vis dar ieško sprendimų, kaip palengvinti darbą namuose, todėl pateikiame 5 patarimus, kurie darbą iš namų pavers sklandesniu, padės patogiau dalintis įvairiais dokumentais, organizuoti darbo eigą ir rengti vaizdo skambučius.
1. Patikrinkite turimas programas
Internete galima rasti įvairių programų, skirtų konferencijoms, pokalbiams ar dokumentų dalijimuisi grupėse, tačiau nepulkite siųstis jų visų. Pirmiau patikrinkite savo kompiuteryje ar telefone esančias ir jau veikiančias programas. Galbūt jau turite vertingus įrankius darbui, tačiau apie tai esate pamiršę?
Ar dar atsimenate „Skype“? Jos vaizdo skambučių ir pokalbių sistemą gali praversti šiomis dienomis, kai dirbate iš namų. Jei norite pabandyti kažką naujo, išbandykite „Zoom“ ar „Google Hangouts“ programas. Jas galima atsisiųsti tiek į kompiuterį, tiek į išmanųjį telefoną ar planšetę.
Šiose programose galima susirašinėti ir rengti vaizdo skambučius. Jos taip pat leidžia dalintis ekrano vaizdu su pokalbio dalyviais, tad visi vaizdo konferencijoje dalyvaujantys asmenys matys dokumentus, rodomus ekrane. Šios programos yra nemokamos.
2. Išnaudokite visus turimus įrenginius
Jei jūsų šeimoje visi nariai turi atskirus kompiuterius – jums pasisekė, nes kiekvienas asmuo gali laisvai dirbti ir mokytis namuose. Vis dėlto, jei namuose juntamas technikos stygius, pagalvokite kaip kuo efektyviau išnaudoti tai, ką turite. O galbūt atėjo metas atsinaujinti ir įsigyti įrenginį, kuris puikiai tiks tiek darbui, mokslui, tiek laisvalaikiui?
Pagalvokite apie planšetę. Šis įrenginys gali būti dar geresnis įrankis darbui namie, nei nešiojamasis kompiuteris. Planšetės savo galia prilygsta daugeliui kompiuterių, o kai kuriuos net lenkia, jos yra lengvesnės. Taip pat prie planšetės prijungus klaviatūrą turėsite kone nešiojamojo kompiuterio dydžio prietaisą.
Na, o jei jums reikia dar išmanesnio ir daugiau funkcijų atliekančio prietaiso, tada atkreipkite dėmesį į planšetes su išmaniaisiais rašikliais. Pavyzdžiui, „Samsung“ planšetė „Galaxy Tab S6“ turi „S Pen“ rašiklį, leidžiantį rankiniu būdu rašyti tekstą į specialią aplikaciją, tuomet tokį tekstą konvertuoti ir eksportuoti į kitus formatus, pavyzdžiui, „Microsoft Word“ programą. Planšetė gali tapti našiu, darbui namuose skirtu įrenginiu.
3. Bendram darbo organizavimui
Jei jūsų įmonė ar projekto kolektyvas dar ieško bendro komunikacijai skirto kanalo, pasidomėkite „Slack“ arba „Microsoft Teams“ programomis. Jos suteikia paslaugas, reikalingas verslo komunikacijai vystyti: leidžia patogiai dalintis informacija, bendrauti teksto, balso ir vaizdo žinutėmis, bendroje platformoje saugoti reikiamus dokumentus.
Kitaip tariant, šios programos įmones prijungia prie bendro debesies, kuriame saugomi visi verslo dokumentai. Taip pat egzistuoja ir bendras kalendorius, primenantis apie svarbias užduotis ir jų atlikimo terminus.
Tiesa, palyginti su „Slack“, „Microsoft Teams“ turi pranašumą – ji bus nemokama, jei jau turite „Microsoft Office 365“ prenumeratą, kuri leidžia legaliai naudoti „Word“, „PowerPoint“ ir „Excel“ programas.
4. Patogiam failų dalinimuisi
Kartais, dėl duomenų ir dokumentų saugumo, įmonės vengia naudotis informacijos laikymui skirtais debesimis, tačiau dabar pats metas apie juos susimąstyti.
Informaciniai debesys saugiai saugo failus ir užtikrina, kad jie nedings, jei suges kompiuteris, planšetė ar išmanusis telefonas.
Naudojantis debesimi, visiems komandoje dirbantiems asmenims suteikiama patogi prieiga prie dokumentų, jų nereikia ieškoti pokalbiuose ar elektroniniame pašte.
Taip pat yra ir atskirų programų, skirtų dalintis dideliais dokumentais. Nors „Dropbox“ ir „Google“ diskas skirti failams saugoti ir tvarkyti, jie puikiai pasitarnauja tada, kai norite failais pasidalinti.
Jei darbo metu turite dalintis dideliais kiekiais nuotraukų ar atskirų dokumentų, verta pasinaudoti „weTransfer“ puslapiu, kurio turbūt pristatyti niekam nereikia.
5. Sekite užduočių laiką
Dirbant nuotoliniu būdu darosi sunkiau peržvelgti savo ir kolegų darbo užduočių ir joms skirto laiko sąnaudas. Tam taip pat galite išnaudoti kelias programėles.
Darbų eiga ir jiems skiriamą laiką galite stebėti per „Toggl“ ir „Asana“ programas. Jos fiksuota darbuotojų veiklą ir laiką, išnaudojamą užduotims atlikti. Šios programos gali padėti suskirstyti darbus pagal pirmumo svarbą, suteikti bendrą viso darbo proceso apžvalgą.
Iliustracija iš portalo VERSLI MAMA archyvų.
________________________________________________________________________________
Taip pat skaitykite:
Darbas iš namų: kaip susikurti darbingą aplinką ir nepasiduoti pagundoms
